Aktenarchivierung ist auch im digitalen Zeitalter ein aktuelles Bedürfnis. Der Gesetzgeber schreibt beispielsweise vor, das Firmen bestimmte Dokumente wie Steuerunterlagen und ähnliches mindestens 10 Jahre lang aufbewahren müssen. Bei anderen Unterlagen sind die Aufbewahrungsfristen sogar noch länger. Im Archivwesen gilt eine Aufbewahrungszeit von mehr als 10 Jahren als Langzeitarchivierung. Da viele Firmen den Anforderungen der modernen Archivierung nicht gerecht werden können, wenden Sie sich für diese Aufgabe an einen externen Dienstleister.

Welche Aufgaben hat die moderne Aktenarchivierung?

Ihre Aufgaben sind weitaus komplexer als Laien zunächst denken mögen. Es geht nicht nur darum, Unterlagen einfach aufzuheben, sondern sie zu archivieren. Dazu müssen die Unterlagen erst einmal erfasst werden. Sie müssen der jeweiligen Kategorie zugeordnet werden, zum Beispiel Steuerunterlagen oder Personalakten usw. Dann wird ein Index erstellt. Ein Index ist eine Art Bestandsverzeichnis des Archivs. Er sagt aus, welche Dokumente wo zu finden sind.

Die Lagerung der Papiere muss unter genau kontrollierten Umweltbedingungen erfolgen. Die Luft darf weder zu feucht noch zu trocken sein. Auch die Temperatur muss optimal sein. Die Bedingungen im Archiv werden durch spezielle Klimaanlagen aufrechterhalten. Die Lagerung von Dokumenten ist jedoch nur ein Teil der Aktenarchivierung. Mindestens ebenso wichtig ist die Digitalisierung der Unterlagen. Das bedeutet, die Information in den Unterlagen elektronisch zu verarbeiten und für den Computer lesbar zu machen. Dazu müssen die Papiere gescannt werden. Oft genug ist dafür Handarbeit notwendig, besonders wenn es sich um viele einzelne Zettel oder Notizen handelt, die mit Büro- oder Heftklammern zusammengehalten werden. Nach der Erfassung durch den Scanner können die Daten aus den Akten bzw. Dokumenten in elektronischen Speichermedien wie zum Beispiel CDs, DVDs oder Flash Speicher (Speicherkarten) aufbewahrt werden. Der Auftraggeber hat zudem die Möglichkeit, auf seine archivierten und digitalisierten Akten im Internet zugreifen zu können.

Welche Vorteile hat die Archivierung durch externe Dienstleister?

Das Ziel der Archivierung ist es, das eingehende Material zu ordnen und es über möglichst lange Zeiträume in einem unveränderten Zustand zu erhalten. Daher gehen die Aufbewahrung der Originalunterlagen und ihre Digitalisierung Hand in Hand. Die Entwicklung der Technik erleichtert die Archivierung nicht nur, sondern bringt auch neue Herausforderungen, da sich die Erfassungsgeräte und Speichermethoden ständig verändern. Noch vor wenigen Jahrzehnten waren beispielsweise Disketten (Floppy Discs) der neueste Stand der Technik. Heute werden jedoch keine Computer mit Diskettenlaufwerk mehr gebaut. Die auf Disketten aufgezeichneten Informationen müssen auf andere Speichermedien, die mit heutigen Geräten gelesen werden können, übertragen werden. Mit den heutigen Speichern und Lesegeräten wird dasselbe passieren. Archivierung ist kein einmaliger Akt sondern ein dynamischer Prozess.